Fundacje rodzinne to instytucje, które odgrywają kluczową rolę w rodzinie gwarantując jej stabilność finansową i spełniając misję zgodne z wolą fundatora. Jednakże, jak każda organizacja, fundacja rodzinna także może napotkać sytuacje konfliktowe, w tym spory z członkami jej zarządu. W tych okolicznościach, reprezentowanie fundacji rodzinnej staje się kwestią o kluczowym znaczeniu.
Zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej w umowie zawartej pomiędzy fundacją rodzinną a członkiem jej zarządu, a także w przypadku sporu pomiędzy fundacją rodzinną a członkiem jej zarządu, fundację rodzinną reprezentuje rada nadzorcza. Rada nadzorcza pełni rolę organu kontrolnego, zapewniającego bezstronność i obiektywizm, co jest niezbędne do rozstrzygnięcia wszelkich sporów i konfliktów.
Na wypadek braku rady nadzorczej (wszak nie każda fundacja rodzinna będzie musiała powołać radę nadzorczą), reprezentację fundacji rodzinnej przejmuje pełnomocnik powoływany uchwałą zgromadzenia beneficjentów, co gwarantuje, że osoba ta posiada niezbędną legitymację do działania w imieniu fundacji rodzinnej.
Sytuacja ulega jednak komplikacji, gdy członek zarządu fundacji rodzinnej jest zarazem jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów. W takiej sytuacji, fundacji rodzinnej nie będzie mogła być reprezentowana ani rada nadzorcza, ani też przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia beneficjentów.
Wtedy czynność prawna pomiędzy tym beneficjentem a reprezentowaną przez niego fundacją rodzinną wymaga formy aktu notarialnego. Wymóg ten jest konieczny do zapewnienia jasności, bezpieczeństwa prawnego i ochrony interesów obu stron. Po wykonaniu takiej czynności, notariusz ma również obowiązek zawiadomić o tym fakcie sąd rejestrowy, co dodatkowo wzmacnia bezstronność i prawidłowość procesu.
Warto jednak zauważyć, że powyższe wymogi notarialne nie mają zastosowania do realizacji świadczeń przysługujących beneficjentowi będącemu zarazem członkiem zarządu.
